L’histoire administrative, la grande oubliée de la gouvernance de l’information

Gilbert Coutaz souhaiterait voir les archivistes retrouver le chemin de la recherche historique, surtout de celle portant sur l’histoire institutionnelle des organismes producteurs d’archives, comme lui-même en a donné l’exemple au cours de sa carrière. Commençant par une mention de Mabillon, son appel avait toute sa place dans notre carnet et nous le remercions de permettre à Archivalise(s) d’ouvrir ce débat.

En publiant en 1681 son De re diplomatica, Jean Mabillon codifiait la science de la diplomatique. Il lui attribuait pour but premier l’étude des diplômes, des chartes et autres documents officiels dont le regroupement et la comparaison du formulaire permettaient de prouver leur authenticité, leur intégrité, leur datation et les variations au fil du temps. Il prônait une seconde approche de la critique diplomatique, soit celle opérée par la composition de catalogues d’actes par types de chancelleries, laïques ou ecclésiastiques. De son point de vue, les caractéristiques internes et externes des documents exprimaient leur provenance, leur auteur et leur solennité. Ce discours général a des résonances jusqu’à aujourd’hui.

Depuis les années 1840, le principe de provenance, avec son corollaire le respect des fonds, singularise les pratiques professionnelles des archivistes. Il induit le classement organique par origine des fonds. Il a supplanté non sans retard (la bascule s’opère en Suisse pour les derniers cas, au début des années 1970) le principe de pertinence qui privilégiait le classement méthodique par matières et mêlait les documents en fonction de leur contenu.

Même si les liens entre la provenance et les documents qui en résultent sont dorénavant unanimement appliqués, ils ont été à certains moments distendus, voire cassés. Plusieurs raisons expliquent cette situation.

La répartition, selon les « trois âges » et les durées d’utilisation qui leur sont attribuées (archives courantes, intermédiaires et historiques), ont provoqué à leur insu de l’isolement, quand ce n’est pas l’autonomisation des étapes, les services d’archives déconsidérant leurs archives, les archivistes tardant dans leurs interventions et ne portant pas spontanément les enseignements et les résultats de leurs travaux d’inventaire à la connaissance des entités concernées. Dans leur ouvrage de référence dans l’audience de la discipline, paru en 1898, Samuel Muller, Johann Adriaan Feith et Robert Fruin1 traitent principalement le thème des archives « mortes » ou « définitives », dans le prolongement de leur exposé sur la nature et les conséquences du principe de provenance.

Sous les effets de la croissance de la masse documentaire, la pratique anglo-saxonne introduit, au milieu du 20e siècle, la fonction spécialisée de records manager, distincte de celle de l’archiviste, la première centrée sur la période administrative des documents, la seconde sur le temps historique.

Si le virage du rapprochement avec les administrations est pris dans les années 1950, tout en oscillant entre des positions attentistes et volontaristes, il faut attendre l’émergence de l’informatique et l’apparition d’un discours normatif, de portée universelle, dès le milieu des années 1990, pour revisiter les concepts et repenser le positionnement des archivistes. La description au niveau des fonds d’archives ne peut plus se concevoir sans recourir au contexte ; elle s’attache à renseigner l’organisme producteur d’archives (OPA) avec sa variante terminologique organisme détenteur d’archives (ODA).

De manière concomitante, le débat théorique sur l’évaluation se nourrit de ces développements, en fondant les critères sur la place et l’interdépendance des missions des producteurs dans l’organigramme. Il met en avance l’histoire et les spécificités de l’OPA, son implication dans les processus des décisions et son impact sur la société ; il avance des arguments de macro- et de micro-évaluation.

Des leçons de la diplomatique traditionnelle, la nouvelle diplomatique reprend la notion d’émetteur des documents. Elle s’attache à comprendre l’environnement institutionnel, à appréhender les bases légales et réglementaires, les profils fonctionnels, la hiérarchie administrative, le jeu des différents pouvoirs qui se combinent, s’affrontent et se superposent. Elle tisse et restitue les relations informationnelles qu’elle valide en termes de dossiers ou d’unités archivistiques. Autrement dit, l’identification du producteur d’archives initie toute approche archivistique2.

Paradoxalement, alors qu’il leur revient naturellement de documenter les fonds d’archives selon leur provenance et leur producteur, peu d’archivistes ont dépassé le stade des notices d’analyse et des inventaires. Qui mieux qu’eux cependant a aujourd’hui une vue globale et transversale de la production documentaire et informationnelle d’une autorité qu’ils peuvent servir par la publication d’une histoire administrative ?

Comment expliquer à ce jour que l’histoire de l’administration cantonale vaudoise (1803-2007), allant de l’entrée du canton de Vaud dans la Confédération suisse aux premiers effets de la constitution entrée en vigueur en 2003, que j’ai publiée par tranches chronologiques entre 2003 et 2008, avant d’en livrer en 2010 une synthèse illustrée, couplée à une exposition3, n’ait toujours pas sa pareille en Suisse ? Les mêmes constats se retrouvent ailleurs. Faut-il y voir les effets de la spécification de la fonction d’archiviste, la technicisation du métier, l’abandon de la conscience historienne et scientifique des titulaires ?4 Les filières de formation et l’importance relative accordée à la recherche archivistique sont-elles en cause ?5

Enfin les manuels de la gouvernance de l’information n’abordent pas cet aspect de la gestion, comme ils peinent à associer l’archivage historique aux procédures.

Or si les archivistes restent toujours au bout de la chaîne documentaire, ils sont obligés à l’ère numérique d’évoluer en partenaires de la gouvernance de l’information et d’être présents et vigilants de la conception de l’information à son sort final : élimination ou versement aux archives historiques.

Malgré de nombreux malentendus et des foyers de résistance, les retours d’expérience démontrent, en tout cas en Suisse, que les administrations publiques ont introduit le modèle organisationnel du Records Management, en chargeant les Archives historiques de la conduite et du contrôle du suivi. Sous leur influence et avec leurs apports, la gouvernance de l’information témoigne d’une chaîne documentaire de confiance et conforme aux exigences de l’archivage.

Dans ce contexte, l’histoire administrative est un outil référentiel, utile aux archivistes et aux décideurs. La déserter disqualifie les archivistes, à un moment où ils doivent s’affirmer en prestataires de services et redoubler leurs efforts pédagogiques. Ne pas l’intégrer dans les principes de la gouvernance documentaire en affaiblit la pertinence et la viabilité.

Il est à espérer que la nouvelle diplomatique alimente ce champ de réflexion et l’ajoute là où elle est déjà réclamée : l’évaluation des produits numériques et des médias sociaux.

Gilbert Coutaz

 

  1. Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningue, Van der Kamp, 1898 ; traduction française : Manuel pour le classement et la description des archives, La Haye,A. de Jager, 1910 []
  2. Il faut le reconnaître, elle n’est pas toujours aisée à commenter selon l’ancienneté et la densité des traces à disposition ou encore selon la typologie des sources, notamment lorsqu’elle demande de distinguer l’éditeur de l’auteur des photographies au niveau de la description où on se situe (voir Gilbert Coutaz, La place des photographies dans un dépôt d’archives. Les pratiques des Archives cantonales vaudoises, 2013, pp. 16-18). []
  3. Cela représente 650 pages, dont 203 pages pour l’édition de 2010, préfacée par le président du Conseil d’État, et postfacée par le Conseiller d’État de tutelle des Archives cantonales vaudoises. []
  4. Il est frappant de constater que les bibliographies archivistiques ignorent la classification « histoire administrative », comme si elle n’était pas du ressort des archivistes et était abandonnée aux politologues, sociologues, juristes ou historiens. []
  5. Il ne fait pas de doute que la surcharge des postes de direction ne favorise pas les travaux scientifiques. []

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