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De la date des écrits – 2

Le concept de date des écrits peut être examiné sous plusieurs angles. On peut analyser sa forme, en lien avec la langue et l’écriture, mais aussi dans la syntaxe propre à l’expression de la date de temps, via le recours à un outil dateur en parallèle ou à la place d’une datation manuscrite. La position de la date dans le document daté est également un point d’attention, selon qu’elle se trouve en tête ou à la fin du document ou encore, pour certaines dates, dans la marge ou au verso. La concomitance de plusieurs dates sur le même objet documentaire mérite aussi un examen plus approfondi, afin de définir les liens de hiérarchie, de complémentarité ou de contradiction entre les différentes dates. Mais une question s’impose avant toute autre investigation : que date la date ?

Ce deuxième billet s’intéresse principalement à la date de temps, pour examiner la finalité de la date et à quoi elle s’applique.

Ce que date la date

En laissant de côté les dates qui font partie du contenu du document (dates des faits rapportés dans le document) et les dates des documents de référence que l’on peut trouver dans certains actes officiels (dates des lois et autres textes visés), on peut identifier trois cas de figure : l’action de gestion, l’engagement écrit et la transmission.

Dans le premier cas, ce qui est daté est une action de gestion au sein d’un processus qui n’est pas achevé. L’exemple typique est la rédaction d’une procédure ou d’un document normatif qui comporte la date de la première rédaction, les dates des versions suivantes, la date de la vérification, la date de l’approbation. Ce peut être également la date d’ouverture d’un dossier, geste qui signifie que l’on va documenter une affaire, même s’il n’y a encore aucune pièce à verser au dossier le jour de l’ouverture. Ce peut être aussi la date d’une étape de traitement de l’affaire ou de consultation d’un dossier. On peut dire que l’inscription de la date sert ici à tracer la construction et la vie d’un objet documentaire. Ces dates ont un rôle de gestion  et d’information ; elles aident à comprendre l’enchaînement des opérations de chacun des acteurs qui interviennent dans la fabrication, dans le traitement de l’affaire puis dans l’utilisation du document.

Le deuxième cas de figure concerne la date associée à la validation d’un écrit, le plus souvent (mais pas uniquement) par une signature. L’émetteur du document assume son contenu. Il s’agit donc d’un engagement. Ce peut être une décision qui impacte des personnes ou des biens (arrêté, jugement). Ce peut être un contrat. Ce peut être tout document qui relate un fait (procès-verbal, minute notariale, constat, attestation, rapport), qui énonce une proposition (déclaration, publication, testament) ou qui revendique quelque chose (réclamation, pétition). La signature engage le signataire vis-à-vis du destinataire ou des destinataires du document. La date qui est portée sur le document émis permet de savoir à partir de quand l’émetteur est engagé, notamment pour les documents de nature contractuelle. Cette date est informative mais est surtout une référence pour l’effet juridique que peut avoir le document émis, à défaut d’autres précisions dans l’acte. La signature peut prouver un engagement et l’absence de date de cet engagement ouvre la porte à des difficultés d’arbitrage en cas de documents contradictoires (si on a deux testaments d’une même personne dont aucun n’est daté, il est délicat de savoir lequel est le plus récent). Pour les documents à contributeurs multiples, comme les pétitions ou les cahiers citoyens dans le cadre du Grand débat national à la suite du mouvement social des Gilets jaunes, il faut distinguer la date « d’ouverture » du document (dans le cas du Grand débat, on trouve des cahiers ouverts à telle date par telle mairie, sans aucune contribution), et les dates de chaque contribution, a priori dans l’ordre des pages du cahier, inscrites par chaque contributeur ou supposées par la comparaison des dates effectives qui encadrent une contribution non datée. Dans le cas des pétitions en ligne (change.org par exemple), c’est le logiciel qui date chaque contribution, via le clic de validation de chaque contributeur.

Le troisième cas de figure est lié au rôle d’un tiers, interne à l’organisation émettrice, interne à l’organisation réceptrice ou extérieur, c’est-à-dire d’une personne qui reçoit et date un document sans prendre part à son contenu, dans un processus d’acheminement, de transmission, d’enregistrement, de contrôle. Ce type de date, étranger au contenu du document donc, se caractérise par deux critères qui sont d’ailleurs liés : la systématicité et la chronologie. Ce qui est daté est le flux, l’échange, soit au début avec l’envoi (enregistrement du courrier départ), soit à l’arrivée chez le destinataire (enregistrement du courrier arrivée) ou chez le dépositaire public (centre des impôts, tribunal de commerce, INPI, etc.). Il faut y ajouter les intermédiaires tels que les transporteurs, la Poste bien sûr, mais également de plus en plus de prestataires de services qui tracent, au moyen de diverses technologies, les dates et lieux de toute « transaction ». La date ne dépend plus ici de l’émetteur qui s’engage sur un contenu, mais de l’entrée dans le périmètre de responsabilité d’un tiers qui s’engage, de son côté, dans l’acheminement du document. Ce qui est daté est le passage de relais entre deux acteurs, la date constituant alors une preuve de l’échange pour chaque acteur. Et c’est souvent cet enregistrement par un tiers qui assure la « date certaine » des actes.

Certains écrits ne comportent qu’une date, généralement celle qui est apposée au moment de la signature, mais il existe bien des documents où la date qui apparaît est celle de l’enregistrement, donc postérieure au moment même de la signature. Quand plusieurs dates se cumulent sur un document, elles permettent de retracer le cycle de vie de ce document.

Lettre de la préfecture de Paris à la RATP portant la date à laquelle elle a été envoyée et les dates d’enregistrement dans les différents services auxquels elle a été successivement attribuée.

Quelle est la fiabilité de la date ?

La date d’un document participe à l’appréciation de son authenticité. L’authenticité diplomatique est définie comme la caractéristique d’un document « qui peut prouver qu’il est ce qu’il prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui prétend l’avoir créé ou envoyé, et qu’il a été créé ou envoyé à la date prétendue »1. Pour désigner la même qualité, on parle parfois de crédibilité ou de sincérité.

La fiabilité est une notion un peu différente ; elle signifie que les faits exposés dans le document sont conformes à la réalité. De ce point de vue, il n’est pas rare que la date d’un écrit ne soit pas exactement la date à laquelle il a été signé ou validé par son émetteur. Autrement dit, du moins dans l’environnement papier, des documents anti-datés ou post-datés sont fréquents, par exemple quand la date d’un courrier est apposée par le service courrier quelques jours après la signature effective. Autre exemple : les contrats d’achat ou de prestation qui, du fait de la complexité des clauses juridiques, du circuit d’approbation ou simplement de la charge de travail du service juridique, sont signés à une date largement postérieure à la livraison des biens ou à la fin de la mission que le contrat était censé initier. En général, la vraie trace de la validation existe ailleurs, dans une apostille ou dans un message électronique. Ceci n’a du reste guère de conséquence car la date ne joue pas alors un rôle majeur ou du moins ce décalage ne remet pas vraiment le fonctionnement de l’organisation en question.

L’enjeu est de savoir à quoi engage la date du document et d’apprécier les risques d’une possible inexactitude. Est-ce que la date d’applicabilité de la décision, le début de la mise en œuvre de l’engagement, le point de départ de l’effet juridique est lié à la date du document (signature, enregistrement) ou à une autre date exprimée dans le corps du texte, dans le dispositif de l’acte voire dans les clauses ? En présence de plusieurs dates, il faut savoir comment elles sont articulées ou hiérarchisées et quel rôle joue chacune, en fonction de la réglementation ou des conventions prédéfinies. Ainsi, lors de la transmission d’un courrier recommandé, c’est le cachet de la Poste qui fait foi et on se moque, ou presque, de la date du courrier proprement dit.

Cette question de la pluralité des dates et de leur valeur relative mériterait une analyse diplomatique plus approfondie, à une époque de complexification du droit et de régression des bonnes pratiques administratives qui font qu’on mélange volontiers la forme des documents (confusion entre procès-verbal et compte rendu, attestation et déclaration, etc.) ou qu’on produit un document avec un « enregistrer sous » sans modifier les dates, ou qu’on oublie simplement de dater ses écrits.

On pourrait penser que l’environnement numérique, avec la rigueur et la précision de la machine, a remis d’équerre ces approximations rédactionnelles. Oui et non. Certes, la date des écrits numériques (documents bureautiques, messages électroniques, posts sur les réseaux sociaux, etc.) est automatisée et exprimée à la seconde près, de sorte que la marge de manœuvre de l’émetteur est réduite à quasiment rien ; la machine date pour lui et le trace en même temps ! Mais le développement technologique n’étant pas indexé sur la vertu, les faussaires sont simplement contraints à développer leur imagination et leur technicité.

Il convient de distinguer les systèmes de datation contrôlés par des services dédiés, internes ou externes, et l’utilisation d’appareils au niveau individuel ou de petites communautés. Là, les outils numériques apportent également de la confusion au quotidien car si l’horodatage automatique des flux peut décourager les amateurs de date choisie, ils autorisent aussi des perturbations nouvelles de la date, quand un logiciel, adoptant le point de vue de l’utilisateur et non de l’auteur, modifie la date d’un document à sa consultation, ou encore quand une macro vient modifier les métadonnées d’un document (date mais aussi nom d’auteur, nom de fichier, etc.) sans que l’émetteur en soit informé.

Cet aperçu de l’objet de la date d’un écrit, ou plutôt des dates des écrits, avec leurs finalités et conséquences respectives reste à développer.

Marie-Anne Chabin

Pour en savoir plus :
Serge Braudo, « Définition de Date certaine », Dictionnaire du droit privé
Marie-Anne Chabin, « Terminus a quo », Le blog de Marie-Anne Chabin, 28 janvier 2013
Danièle Van de Velde, « La datation des événements », Langue française, n° 179, 2013, p. 49-68

 

 

  1. Voir le glossaire de la norme internationale ISO 15489 sur le records management []