Ce quatrième billet s’attache au lien entre date et écrit dans la description que l’on veut faire d’un document, que ce soit pour le signaler dans un autre écrit ou pour le classer, l’archiver, le mettre à disposition. Je ne parle pas ici de la syntaxe de la date dans le nommage d’un fichier numérique (AAAAMMJJ vs JJMMAAAA) évoquée précédemment, mais du choix de la date la plus pertinente pour informer l’utilisateur.

Lorsque l’on est face à un seul élément (un fichier, une feuille de papier, une photo, etc.) et qu’il n’y figure qu’une seule date, l’exercice est assez facile. Même quand cet écrit est associé à des annexes ou à des pièces justificatives, les dates de ces dernières n’interfèrent pas dans la datation de l’écrit en tant que tel. Il est moins aisé quand on a affaire à plusieurs dates exprimées ou sous-entendues, à plusieurs éléments d’information associés dans la constitution de l’objet que l’on veut décrire, ou à une combinaison complexe de dates et d’écrits.

Avant de développer deux aspects de la question (la concurrence entre plusieurs dates d’un même écrit et la notion de dates extrêmes d’une unité archivistique), en guise de « mise en bouche », je souhaite partager cette image qui a retenu mon attention ; c’était il y a un peu plus de deux ans dans Courrier international.

On voit sur cette photo¹ Justin Trudeau et Emmanuel Macron lors de la conférence de presse à l’issue du sommet franco-canadien du 7 juin 2019 à Paris. Ce qui m’a frappée sur cette image est que, sur le pupitre de chacun des deux orateurs, on peut lire la date de l’événement auquel ils participent (date de lieu et date de temps), là où habituellement on lit le nom des personnalités qui s’expriment. Comment mieux dater cette photographie que par cet élément intégré à l’objet photographié ? Je dirais même plus : cette « date intégrée » est un indice d’authenticité et de fiabilité imparable (pour peu que la photo n’ait pas été bidouillée, évidemment). En effet, il apparaît plus facile de retrouver le nom des personnalités figurant sur une photo datée que de chercher la date de prise de vue à partir de l’image « adatée » de personnes dont on connaît le nom (ce sujet mériterait du reste un développement). Face au constat de l’accroissement de l’utilisation, dans les médias en ligne et sur les réseaux sociaux, d’images décontextualisées et détemporalisées, il y a là une bonne pratique à encourager dans la « fabrication » de l’information. Et attention à ne pas tomber dans l’excès inverse qui consiste (on le voit par exemple sur les captures d’écrans de BFMTV) à indiquer à l’arrière-plan l’heure précise, mais ni le jour, ni l’année…

Cette remarque préliminaire est donc une invitation à repenser la description de l’information dont la fiabilité passe de plus en plus par un contexte et une date.

Mais revenons à des cas de figures documentaires et archivistiques plus classiques avec deux situations : d’abord la concomitance de plusieurs dates pour un même écrit, ensuite le regroupement d’écrits et donc de dates.

 

Concomitance de plusieurs dates

Il n’est pas rare, finalement, qu’un simple document (un courrier, un rapport, une décision, un plan, une procédure, un article, un post…) comporte plusieurs dates sans que l’on se pose la question de la concurrence ou de la hiérarchie entre ces différentes dates. Ces dates peuvent être relativement nombreuses: dates renvoyant aux étapes du cycle de vie du document, dates relatives aux gestes de validation par différents acteurs qui engagent leur responsabilité dans la production de l’écrit (approbation, signature, visa), dates liées aux contenus et aux événements décrits, dates indiquant des échéances dans l’application d’une décision (date d’effet, date de prescription), etc.

À ma connaissance, il n’existe pas, du moins en français, de procédure administrative ou archivistique normalisant le choix de la date à retenir lors de la citation ou de la description des documents. Le bon sens peut aider à la manœuvre mais il faut reconnaître que tout le monde n’en fait pas usage de la même façon. La datation des écrits est souvent empirique.

Essayons de catégoriser les cas de figure.

Un premier cas articule la date de décision et la date de notification. On le voit dans l’illustration ci-dessous, la décision d’une commission réunie le 6 juin est notifiée à l’intéressé le 6 juillet (en l’occurrence l’année 2003). Est-il nécessaire de retenir les deux dates dans la désignation du document ? Cela n’apporte rien. La date de notification (ou la date de réception de cette notification) n’est pas sans intérêt car elle peut, le cas échéant, être un élément de preuve mais la date centrale est la date de la décision, qui fonde un droit, donc le 6 juin 2003. Autrement dit, la validation prime a priori la notification.

Un deuxième cas concerne le lien entre date de l’événement et date de la relation de l’événement (relation – du verbe relater). Un exemple très courant est celui des comptes rendus de réunion au format numérique : le nommage du fichier inclut tantôt la date de réaction du compte rendu, tantôt la date de la réunion, rarement les deux. La date de l’événement relaté semble l’emporter (séminaire, rencontre, réunion, visite, manifestation…). Mais on peut imaginer que la date du compte rendu soit ponctuellement plus importante que celle des faits commentés ou dont on rend compte.

Les formulaires de constat d’accident ou de dégâts des eaux mettent en avant la date des faits, la procédure prévoyant par ailleurs un délai maximal pour la déclaration. En revanche, quand il s’agit d’une déclaration d’une personnalité sur des faits d’actualité, la date de la déclaration semble à privilégier (elle est pourtant bien souvent escamotée dans les publications en ligne).

Troisième cas : date initiale et date de mise à jour, qu’il s’agisse de la version d’une procédure ou du texte d’un article en ligne. Dans l’environnement papier, chaque écrit constitue un objet documentaire physique et les modifications apportées à cet écrit initial font l’objet soit d’une annotation (elle-même datée si elle est importante), soit de la production d’un nouvel objet documentaire physique, chaque objet ayant alors sa propre date. Dans le cas d’un document de référence telle qu’une procédure, les bonnes pratiques prévoient une numérotation des versions (V0.1, V0.2, V1…) de sorte que ce qui est daté est la production de la version numérotée ; cela ne soulève pas de difficulté. Mais pour les articles en ligne, on assiste depuis quelque temps à l’indication quasi-systématique de deux dates, à la minute près : la date de publication et la date de modification, parfois séparées par seulement quelques minutes… mais sans indication de ce qui a été modifié, ce qui interroge sur le sens de cette pratique. On voit très bien l’intérêt de la traçabilité des modifications sur une plateforme comme Wikipédia, même si la lecture systématique de l’historique est indigeste, mais cette datation à la minute des informations en ligne a-t-elle un sens pour la description de l’article? Cette pratique est à mettre en parallèle avec celle où des articles scientifiques qui sont remis à telle date à une revue ne sont publiés que deux à trois ans plus tard et sont alors uniquement datés de l’année de publication, alors que les chercheurs s’exprimeraient certainement autrement avec deux ou trois années de recul et de recherches supplémentaires.

D’autres cas seraient à recenser.

 

Extrémités des dates extrêmes

Lorsque l’on a affaire à un ensemble de documents, il est convenu de le décrire en indiquant non pas une date mais deux, autrement dit un laps de temps auquel correspond l’objet documentaire considéré, ces deux dates étant communément désignées par l’expression « dates extrêmes ». Mais la notion archivistique de dates extrêmes s’avère assez floue. Voici les deux définitions les plus courantes en français, plutôt anciennes (respectivement trente et dix-neuf ans) :

1. Dates d’ouverture et de clôture d’un dossier (le dossier étant lui-même défini comme « ensemble des documents réunis pour la conduite et le traitement d’une affaire »² )
2. « Dates, généralement exprimées par référence aux années, du document le plus ancien et du document le plus récent composant une unité de description »³

Ces deux définitions sont fort différentes, pour ne pas dire étrangères l’une à l’autre.

La première se place du point de vue du producteur de l’écrit, autour du dossier d’affaire, et relève du records management. Il n’est pas question de date du document le plus ancien et de date du document le plus récent ; il est question de date d’ouverture et de clôture, c’est-à-dire d’actes de gestion, liés au déroulement d’un projet ou à l’exécution d’une procédure, indépendants du contenu. En effet, on peut décider d’ouvrir un dossier, ou un registre, avant que les écrits qui y seront versés/portés soient eux-mêmes produits. C’est la date de décision d’ouverture qui sera prise en compte. Idem pour la clôture qui peut être décidée bien après la date du dernier document ou de la dernière inscription. Il arrive du reste qu’un dossier ou un registre reste vierge, non pas par négligence ou accident (ce qui peut aussi arriver) mais pas non-existence de contenu à y faire figurer, ce qui constitue en soi une information potentiellement aussi intéressante que le contenu X, Y ou Z.  L’exemple le plus significatif dans l’histoire récente est celui des cahiers citoyens du Grand débat national de 2019, ouverts par des maires qui les ont mis à disposition de leurs administrés mais où aucun administré n’a finalement écrit quoi que ce soit. Ce ne sont pas des documents vierges au sens d’imprimé vierges, de fournitures, ce sont bien des documents d’archives avec un émetteur, une finalité et un contenu « néant », documents d’archives qui ont donc leur propre date.Cette seconde définition n’est pas sans receler une ambiguïté fâcheuse. Bien sûr, elle n’est pas incompatible avec la première définition et les dossiers d’affaire sont de bons candidats pour des « unités de description ». La première se place du point de vue du producteur de l’écrit, autour du dossier d’affaire, et relève du records management. Il n’est pas question de date du document le plus ancien et de date du document le plus récent ; il est question de date d’ouverture et de clôture, c’est-à-dire d’actes de gestion, liés au déroulement d’un projet ou à l’exécution d’une procédure, indépendants du contenu. En effet, on peut décider d’ouvrir un dossier, ou un registre, avant que les écrits qui y seront versés/portés soient eux-mêmes produits. C’est la date de décision d’ouverture qui sera prise en compte. Idem pour la clôture qui peut être décidée bien après la date du dernier document ou de la dernière inscription. Il arrive du reste qu’un dossier ou un registre reste vierge, non pas par négligence ou accident (ce qui peut aussi arriver) mais pas non-existence de contenu à y faire figurer, ce qui constitue en soi une information potentiellement aussi intéressante que le contenu X, Y ou Z.  L’exemple le plus significatif dans l’histoire récente est celui des cahiers citoyens du Grand débat national de 2019, ouverts par des maires qui les ont mis à disposition de leurs administrés mais où aucun administré n’a finalement écrit quoi que ce soit. Ce ne sont pas des documents vierges au sens d’imprimé vierges, de fournitures, ce sont bien des documents d’archives avec un émetteur, une finalité et un contenu « néant », documents d’archives qui ont donc leur propre date.

La seconde définition évoque davantage l’activité archivistique d’inventaire des archives, autour de la notion d’« unité de description », c’est-à-dire – sauf erreur de ma part – ce qu’on appelait naguère un « article », quelque chose de très subtil mi-intellectuel (ce qui mérite une description spécifique) mi-matériel ou logistique (ce qui tient dans un carton). Concept caméléonesque.

Cette seconde définition n’est pas sans receler une ambiguïté fâcheuse. Bien sûr, elle n’est pas incompatible avec la première définition et les dossiers d’affaire sont de bons candidats pour des « unités de description ».

Bien sûr, elle est très pertinente dans le cas de séries chronologiques d’un même type d’écrit (notes, rapports, arrêtés, courriers, factures, etc.) qu’il est nécessaire de regrouper en unités matérielles de gestion qui ne sont en aucun cas des « dossiers d’affaires » mais plutôt des « volumes » pour reprendre le terme de la norme européenne MoReq2 sur le records management. Le contingentement mécanique des archives est une nécessité dans l’environnement papier, mais même dans l’environnement numérique, il est utile d’identifier les suites logiques de gestion.

Mais il y a le reste, les autres organisations de l’information, car tous les écrits ne se présentent pas sous forme de dossiers d’affaire explicites (instruction de telle demande, exécution de tel jugement) ou de suite chronologique. Il y a là un certain flou dans la relation entre l’écrit et la date. Surtout quand la date joue un rôle si important dans la communication des archives.

Comment ne pas évoquer ici un des aspects confus du débat en cours sur la communicabilité des archives classifiées ? Contrairement à ce qu’on entend souvent, il est inexact de dire que la loi sur les archives de 2008 rend communicables les documents relatifs au secret de la défense nationale après cinquante ans. En effet, si les délais de communicabilité sont bien exprimés en années (dont les cinquante ans en cause), ils sont systématiquement suivis (amputés ?) de la mention suivante : « à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier »⁴. Or le mot dossier n’est pas défini dans cette loi, ni ailleurs dans le code du patrimoine. Et la notion de dates extrêmes n’y est pas davantage explicitée. La seule mention qu’on en trouve dans le code est très logistique, à propos d’un dépôt d’archives dans un service d’archives, sans aucun regard sur la nature ou la quantité desdites archives⁵. Tant qu’on n’a pas défini ce qu’est un dossier, tout peut être dénommé dossier ; alors…

 

Conclusion

J’ai été frappée, en rédigeant ce billet, par la pauvreté de la littérature archivistique sur la question de la date (au-delà des dates extrêmes et de leur objet d’application). Les glossaires archivistiques sont très légers sur la définition de date, plusieurs d’entre eux ne proposant même pas d’entrée au mot date…

Une lacune à combler, assurément.

Peut-être que davantage de travaux de diplomatique permettraient d’enrichir les pratiques archivistiques…

Marie-Anne Chabin

1. Signée Philippe Wojazer, pour l’AFP [↩]
2. Dictionnaire des archives, français-anglais-allemand : de l’archivage aux systèmes d’information, Paris : AFNOR, École nationale des chartes, 1991 [↩]
3. Dictionnaire de terminologie archivistique, Direction des archives de France, 2002 [↩]
4. Article L213-2 du code du patrimoine [↩]
5. Articles R212-20 et R212-46 du code du patrimoine [↩]