Archives mensuelles : septembre 2021

De la date des écrits – 5

Au cours du printemps et de l’été, quatre billets de ce carnet ont proposé un éclairage sur différentes facettes de la notion de date : la distinction entre date de lieu et date de temps, la référence à un calendrier, l’usage de la date dans l’environnement numérique, la pluralité de dates au sein d’un même document, voire la concurrence entre plusieurs dates, la notion de dates extrêmes, la fiabilité des dates. L’objectif était d’attirer l’attention sur l’importance de la date dans la création et l’exploitation de documents d’archives.

Se pose alors la question de l’absence de date et des conséquences de cette absence pour l’émetteur ou pour l’utilisateur du document.

Manifestation de l’absence de date

La question de l’absence de date n’est pas binaire. Entre l’inscription dans un acte d’une date complète, certaine et authentifiable, et l’absence de tout indice permettant de savoir quand (et éventuellement où) tel écrit a été rédigé et transmis, on peut observer de nombreuses nuances.

Si la date est généralement requise pour donner à un acte une force juridique, il existe de nombreux documents, tels que les notes, la correspondance, les affiches, les photos, dont les auteurs n’ont pas pris soin de préciser la date en considérant l’actualité du message et le fait que, par défaut, la date de l’information est la date de sa réception par le destinataire initial, qu’il s’agisse de soi-même (un mémo personnel), d’une personne précise (un correspondant) ou d’un groupe (le public de la publication). Ainsi, l’absence de date n’est pas à relier systématiquement à un oubli, à une négligence ou à une erreur, mais simplement au fait que, dans l’interaction que soutient cet écrit, la date est superflue ou du moins secondaire. Dans la correspondance privée, il est courant de rencontrer des lettres ou billets portant des « dates immédiates » du type « Ce lundi matin » ou « Aujourd’hui 3 août, 16 heures », formulation suffisante pour l’information du destinataire qui partage le même temps et complètera de lui-même si nécessaire. C’est le cas de l’illustration ci-contre, une lettre de Pierre Louÿs du 30 avril 19031 dont l’expression de la date est limitée à ce que le destinataire ne sait pas.

Bien sûr, un siècle plus tard, Pierre Louÿs aurait envoyé un courriel, réglant automatiquement cette question grâce aux métadonnées gérées par le logiciel de messagerie, mais en soulevant peut-être une autre question, celle de la pérennité des supports numériques : les mails écrits aujourd’hui par les grands écrivains seront-ils conservés jusqu’à 22e siècle ? De la même façon, si l’on prend l’exemple d’une photographie non datée du siècle dernier, sur papier, on peut se dire que la production automatisée de métadonnées par l’appareil numérique règle ce problème de date, tout en se demandant si le fichier qui supporte cette photo sera préservé avec une date fiable dans la durée malgré plusieurs migrations technologiques.

Comme on l’a vu dans un billet précédent, plusieurs éléments peuvent faire l’objet d’une date dans le cycle de vie d’un seul et même document : la rédaction, la validation, la prise d’effet, l’expédition, la réception, le traitement. Si l’une fait défaut, on pourra s’appuyer sur les autres pour préciser l’information recherchée. Du reste, certaines dates, bien formulées, sont fausses, ou bien ne sont pas juridiquement importantes en cas de contentieux. La date de début d’un contrat est plus importante que sa date de signature. La date de réception a souvent plus de poids que la date d’expédition. L’erreur de millésime dans la rédaction d’un document au cours des premiers jours de janvier (2020 au lieu de 2021) est banale et ne prête pas nécessairement à conséquence. Etc.

La question de la date doit également s’envisager au sein de l’unité documentaire que l’on considère : nous avons évoqué un document indépendant, autoportant, mais on doit également envisager la question de la date au sein d’un regroupement de documents, par exemple un dossier. Les pièces non datées d’un dossier deviennent datables, même approximativement, par la proximité d’autres pièces auxquelles elles sont organiquement liées. Dans le traitement archivistique des archives sur papier, il est très fréquent d’être confronté à des documents non datés sans que cela pose de véritables difficultés de compréhension, ni même de preuve quand le lien entre les pièces est évident ou établi par une numérotation des pièces ou un autre système de traçabilité.

La question se pose différemment dans l’environnement numérique car si les outils tracent, à la seconde près, toute action de création de fichier, d’envoi d’un mail ou de connexion à une application, il est devenu plus complexe, notamment avec les trop nombreuses versions de trop nombreux documents, de comprendre clairement l’enchaînement de la constitution d’un dossier qui, du reste, n’a généralement plus d’existence physique dans les serveurs. Finalement, le numérique crée tant de dates pour tant de fichiers que l’identification de la date utile devient un vrai casse-tête.

 

Quelles conséquences pour un écrit sans date ?

L’étude diplomatique des pratiques en matière de datation des écrits est intéressante à deux titres : d’une part, dans une perspective historique, pour comprendre les évolutions de la forme des documents et leurs conséquences sur l’exploitation des archives, tant pour l’histoire des faits que pour l’histoire des pratiques d’écriture et de la perception du temps dans l’usage de l’écrit ; d’autre part, de manière plus prospective, pour formuler des recommandations sur la bonne façon de donner à un écrit plus de force et plus de poids, dans un souci d’amélioration continue et d’efficacité (voir les démarches de records management, de contrôle qualité, de conformité, de sécurité des données, etc.).

Les conséquences de l’absence de date, d’imprécision ou d’approximation dans l’expression de la date touchent à deux domaines qui sont interconnectés : la preuve et la connaissance.

Dans le domaine de la preuve, on a vu que la rédaction d’un contrat faisait encore l’objet de procédures incluant la datation, ou du moins les données de date permettent de prévenir un contentieux. On constate toutefois sur le terrain un relâchement dommageable dans la rédaction des contrats, que ce soit dans l’apposition de la signature2 ou dans l’énoncé de la date. Il faut rappeler deux choses importantes au sujet de la preuve : on a rarement affaire à une preuve unique et de plus en plus à un « faisceau de preuve » qui permet de « racheter » un élément déficient et qui permet au juge, le cas échéant de se forger une conviction.

L’attention portée à la date pour les écrits contractuels ou qui prêtent à contestation est corrélée au risque que cette absence de date clairement exprimée pourrait faire courir à l’émetteur, et parfois aussi au destinataire négligent. Sur ce plan, il faut reconnaître que le risque n’est pas toujours majeur, loin de là, ce qui conduit les utilisateurs à être négligents, comme dans tous les domaines de risque du reste, où la sensibilisation et la prévention doivent pallier l’expérience personnelle négative.

Dans le domaine de la connaissance, la pluralité de dates, le lien logique ou formel établi entre la pièce non datée et d’autres qui le sont, la reconstitution des faits probables à la lumière de faits similaires avec l’analyse de l’écriture, du support, des éléments de langue, de la biographie de l’auteur, d’indices visuels tels que costumes ou objets sur une image, etc. sont autant d’éléments qui, faute d’apporter une date certaine à l’écrit non daté, procurent une date approximative qui peut se révéler satisfaisante pour la compréhension du sujet.

Paradoxalement, les technologies numériques, si traceuses par ailleurs, conduisent dans le même temps, à instrumentaliser l’absence de preuve au service de la désinformation. Le flux d’informations qui circulent sur les réseaux sociaux, même si cela n’est écrit nulle part, s’inscrit dans une présupposée actualité. Ce sont les informations les plus récentes, les plus immédiates qui s’affichent, de sorte que, par défaut, l’internaute est enclin à considérer, si une date plus ancienne n’est pas évoquée ou spécifiée, que l’information partagée est récente. Ainsi, il n’est pas rare de voir la diffusion de textes, d’images ou de montages vidéos sans références non seulement de sources mais encore de date. Or, un énoncé formalisé cette semaine sur tel sujet et un énoncé formalisé il y a 10 ans sur le même sujet ne véhiculent pas la même information. L’aspect visuel de l’écriture, de la mise en page, des logos, des émoticônes et autres signes qui habillent le message, peut alerter l’œil sur la période de l’information consultée. Encore faut-il que le propriétaire de cet œil ait l’expérience des formes d’écritures du passé (même récent) ou soit formé à les reconnaître3.

L’illustration ci-dessous montre un post diffusé sur le réseau LinkedIn en octobre 2020 qui reprend un autre post diffusé quelques jours avant et constitué lui-même d’un extrait d’article de presse relatif à une délégation de sénateurs français en Suisse arrivés « lundi ». Si vous n’avez pas en tête l’agenda précis de tous les membres du Sénat, rien en vous choque au premier abord. Or, les commentaires étant polémiques sur les relations franco-suisses, il serait utile de savoir, pour le lecteur, que cette visite sénatoriale et cet article de presse mordant remontent à 2013. Laisser penser qu’ils viennent d’avoir lieu, pas défaut de datation, déforme par défaut d’information temporelle, le message transmis et, partant, participe d’une certaine désinformation.

 

 

Quel que soit le support et quelle que soit la finalité d’un écrit, la date de temps, demeure un composant essentiel de la crédibilité d’un écrit, de la fiabilité de son usage, de la faisabilité de sa conservation et de sa communication à de futurs utilisateurs.

Les démarches curatives de reconstitution de la date doivent être activées et améliorées. Les actions préventives, c’est-à-dire le respect de la date par respect du lecteur, font partie de la littératie numérique.

Il serait présomptueux de prétendre qu’il existe une « bonne date » dans l’absolu, date qu’il faudrait chercher et trouver sur n’importe quel document. Il est en revanche possible – et souhaitable – de formaliser l’analyse diplomatique à faire subir à tout écrit dans sa dimension de preuve et d’information, à tout message échangé entre un émetteur et un destinataire. L’authenticité diplomatique, rappelons-le, est la capacité d’un document à « prouver qu’il est ce qu’il prétend être, qu’il a été créé ou envoyé par la personne qui prétend l’avoir créé ou envoyé, et qu’il a été créé ou envoyé à la date prétendue »4. La date est donc un composant fort de l’authenticité. CQFD.

 

Marie-Anne Chabin

 

PS Message à l’attention de nos lecteurs : si vous avez des exemples de documents qui peuvent illustrer la complexité de la date, n’hésitez pas à les partager avec nous. De même, si vous avez des anecdotes ou des questions autour de l’analyse de la date et de ses conséquences pour la preuve ou la connaissance, merci d’avance de nous en faire part.

 

 

  1. Extraite du catalogue de la vente aux enchères instrumentée le 4 novembre 2018 à Fontainebleau par Me Osenat []
  2. Voir l’article d’Étienne Papin « De la disparition de la signature et des mutations de la preuve écrite », site Village de la justice, 27 mai 2021 []
  3. Voir à ce sujet le décorticage par Édouard Vasseur d’un faux tweet du Canard enchaîné lors des élections présidentielles de 2017 dans notre billet du 27 juin 2020 « Données vraies, informations fausses : avez-vous pensé à la diplomatique ? » []
  4. Glossaire de la norme ISO 15489 []